Käytännön ohjeita kulttuurihyvinvointipalveluiden tilaajalle

Mitä käytännön asioita kulttuurihyvinvointipalveluiden tilaajan on hyvä huomioida, kun esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon yksikköön, kouluun tai muuhun yhteisöön on tulossa työskentelemään kulttuurihyvinvoinnin ammattilainen? Kokosimme yhteen käytännön muistilistan asioista, jotka on hyvä käydä läpi tilaus- ja työskentelyprosessin eri vaiheissa.

1. Kun haluat käynnistää kulttuurihyvinvointitoimintaa yksikössäsi, pohdi seuraavia asioita:

On tärkeää aidosti kuulla, ketkä yksikössäsi haluavat osallistua ja minkälainen toiminta sopii juuri heille. Muista, että joskus kannattaa kokeilla myös ennakkoluulottomasti uusia asioita. Kokeilemalla voi löytää jotakin, mitä kukaan ei ole osannut toivoa.

• Millaista kulttuurihyvinvointitoimintaa yksikössä tarvitaan tai halutaan toteuttaa?
• Millaisia toiveita ja tarpeita toimintaan osallistuvilla henkilöillä, henkilökunnalla tai omaisilla on?
• Millaisia merkityksiä ja tavoitteita toiminnalla voisi olla yksikössäsi?
• Mistä löydät sopivan kulttuurihyvinvoinnin ammattilaisen? Varmista, että toimintaa tuottava taho tai tekijä on ammattilainen ja hänellä on riittävä osaaminen.
• Mitä toiminta voi maksaa ja mitä hintaan tulee kuulua? Selvitä, mitkä ovat yksikkösi käytännöt työn laskuttamisessa tai tekijän palkkaamisessa.
• Onko toiminta kilpailutettava? Millaiset hankintaohjeistukset toimintaa koskevat?

2. Kun pyydät tarjousta kulttuurihyvinvointitoiminnasta, kerro seuraavat asiat:

• Mitkä ovat toiminnan tavoitteet?
• Millaiselle ryhmälle tai henkilöille toimintaa halutaan ja montako osallistujaa toiminnassa on mukana?
• Vaihtuuko ryhmän kokoonpano vai ovatko osallistujat pääsääntöisesti aina samoja?
• Millaisia asioita on otettava huomioon osallistujien toimintakyvyssä (esim. aistirajoitteet, liikuntakyky, hienomotoriset taidot)?
• Mikä on toiminnalle toivottu ajankohta ja osallistumiskertojen määrä?
• Miten henkilökunta osallistuu toimintaan?
• Onko tarkoituksena, että toiminnasta jää jotakin jatkossa itse toteutettavaa tai pysyvää sisältöä (esim. taideteos, uusi työtapa, materiaalipaketti, toimintamalli) yksikköön? Huomioi, että tämä vaikuttaa usein myös toiminnan hintaan.
• Toteutetaanko toiminta etäosallistumisena, useassa eri yksikössä vai fyysisesti yhdessä paikassa?
• Miten ja kenelle toiminnasta raportoidaan ja miten sitä arvioidaan? Onko käytössä tiettyjä mittareita?

3. Työskentelyn alkaessa

• Millainen tila toimintaan on käytettävissä, onko huomioitava osallistujien kuljetuksia tai siirtymistä tilaan?
• Millaiset laitteet ja osaaminen niiden käytössä on olemassa, mikäli työskentely toteutuu etätoteutuksena?
• Miten varmistetaan, että toiminnan toteuttajalla on riittävä tieto osallistujien erityispiirteistä ja mahdollisesti toimintaan vaikuttavasta päivittäin vaihtelevasta toimintakyvystä (esimerkiksi tunnetilan vaihtelut, väsymys)?
• Kuka ottaa toiminnan toteuttajan vastaan ja valmistelee osallistujat toimintaan? Varmista, että paikalla on aina joku, joka tietää, että kyseisenä päivänä järjestetään kulttuurihyvinvointitoimintaa.
• Onko henkilökunnasta joku paikalla työskentelyn aikana, tarvitaanko avustajia?
• Miten toiminta aikataulutetaan ja sovitetaan osallistujien sekä henkilökunnan päivärytmiin?
• Kuka on yhteyshenkilö ja hänen varahenkilönsä ja mistä/miten hänet/heidät tavoittaa?
• Miten toiminnasta raportoidaan ja tiedotetaan?
• Mistä toiminnan toteuttaja saa tukea haastaviin tilanteisiin?
• Miten toiminnasta kerätään palautetta?

4. Käy läpi lisäksi seuraavat käytännön asiat:

• työskentelyaika ja työskentelyn kesto, paljonko alku- ja loppuvalmisteluihin sekä tutustumiseen ja yhteissuunnitteluun tarvitaan aikaa
• materiaalien säilytys
• avaimet, kulkulupa, toiminnan toteuttajan mahdollisten omien tavaroiden säilytys, hygieniaohjeistus
• toiminnasta tiedottaminen osallistujille, henkilökunnalle ja sijaisille sekä mahdollisille omaisille
• vaitiolovelvollisuus
• tietosuoja ja potilasturvallisuus
• kuvausluvat valokuvausta varten / työskentelyssä syntyneiden taideteosten tai muiden tulosten tallennus- ja käyttölupa sekä tekijänoikeusasiat
• vakuutukset
• laskutukseen/palkan- tai palkkionmaksuun liittyvät käytännöt (verokortti/lasku/ostopalvelusopimus).

5. Työskentelyn aikana:

Työskentelyn aikana on hyvä käydä vuoropuhelua toiminnan toteuttajan kanssa siitä, miten toiminta kehittyy ja muuttuu, suunnataanko toimintaa uudelleen tai tarvitseeko työsuunnitelmaa päivittää tai muuttaa.

• Miten tieto toiminnan luonteesta ja edistymisestä kulkee osallistujien, toiminnan toteuttajan ja henkilökunnan välillä?
• Kirjataanko toiminnan merkityksiä ja kokemuksia johonkin, esim. raportteihin tai tietojärjestelmiin?
• Miten osallistujat voivat vaikuttaa toimintaan?

6. Työskentelyn päättyessä:

• Miten toiminta päätetään sekä osallistujien että henkilökunnan kanssa? Järjestetäänkö yhteinen lopetustapahtuma/näyttely tms.?
• Kerätäänkö työskentelyn päättyessä palautetta osallistujilta ja henkilökunnalta? Miten palaute käydään läpi?
• Miten ollaan yhteydessä työskentelyn jälkeen? Sovitaanko toiminnalle jatkoa?
• Mitä merkityksiä yhteisöönne jäi toiminnasta?
• Miten mahdollista raporttia tai arviointia hyödynnetään jatkossa?
• Miten toiminnan tuloksista tiedotetaan ja kenelle?

Lue lisää:

Tutustu taiteen hyvinvointivaikutuksiin täällä.

Työ, tuote ja taide. Taiteilija töissä SOTEssa ja HYTEssä (2018). TAKU:n opas sosiaali- ja terveyspalveluihin taidepalveluja tarjoaville.

Suomen tanssi- ja sirkustaiteilijat ry:n (STST) suositus Tanssi ja sirkus erilaisissa toimintaympäristöissä.

Musiikki elämään -hankkeen (2011–2014) osallistavan musiikkitoiminnan opas on tarkoitettu osallistavan musiikkitoiminnan tekijöille, tilaajille, kouluttajille ja muille aiheesta kiinnostuneille. Oppaan tekstit koostuvat hankkeen kokemuksista ja havainnoista sekä alan tutkimuksista ja haastatteluista. Tekstit on jaettu neljään kategoriaan: osallistava musiikkitoiminta, tilaaminen, tuottaminen sekä osaaminen ja koulutus.

Edistääkö toiminta osallisuutta? 24 apukysymystä ja Osallisuusindikaattori
Terveyden ja hyvinvoinnin laitos on koonnut verkkosivuilleen apukysymyksiä, jotka auttavat hahmottamaan ja sanoittamaan sitä, miten jokin toiminta tarkalleen ottaen edistää osallisuutta. Kysymyksiä voi hyödyntää myös taidetoiminnan suuunnittelussa.  Tutustu myös osallisuusindikaattoriin, joka mittaa osallisuuden kokemusta.

Taide monialaisissa konteksteissa – Polkuja yhteistyön rakentumiseen on Taiken julkaisema tiivis materiaalipaketti, jonka tavoitteena on havainnollistaa yhteistyötä taiteilijan, työn tilaajan, välittäjän ja taiteeseen osallistuvan polkujen kautta. Tuottaja Taiteen edistämiskeskus, 2021.

Päivitetty 12.12.2022.